Este artículo aprenderás los conceptos básicos de esta tecnología la Introducción a BPMS Definiciones y Aplicaciones, además de sus características conocerás algunos de los proveedores utilizados y usos típicos de esta tecnología a nivel empresarial.
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1. Definición básica de BPM, BPMN, BPMS y BPMM
Cuando empezamos a estudiar BPM nos encontramos con multitud de aplicaciones y profesionales que trabajan en estos conceptos, por ejemplo podemos encontrar un Ingeniero de Procesos que busca mejoras operativas o también equipos de calidad que desean documentar los procesos con estándares internacionales o también equipos de informáticos buscando sistematizar, automatizar o comunicar diferentes sistemas de información.
Para estas necesidades tan diversas BPM se constituye como una alternativa modera y muy utilizada por empresas de todos los sectores de la economía que buscan modernizar sus procesos, incluso aquellas que dan pasos hacía la Transformación Digital buscan metodologías y herramientas como estas para lograrlo.
En general, BPM significa Business Process Management y como tal es una metodología muy utilizada para documentar, analizar y sistematizar procesos, sin embargo comúnmente se le agregan más palabra a esta sigla y así encontramos:
- BPMN: es la notación internacional y administrada por la OMG para la descripción de procesos de negocio.
- BPMS: es la suite o software que permite a los ingenieros sistematizar, automatizar u orquestar procesos de negocios bajo la notación BPMN y haciendo uso de plataformas estándar.
- BPMM: es la metodología que permite evaluar la madurez de una implementación BPM en una compañía bajo un modelo de capacidad y basado en 5 niveles muy similar al conocido CMMI.
Sigue los siguientes vínculos para consultar la norma BPMN en sus versiones más populares.
2. Sistemas y proveedores BPMS
Aunque existen muchos sistemas de corte BPM los módulos principales de estos sistemas son las siguientes:
Existen muchos proveedores de BPMS entre ellos las casas más grandes de Software en el mundo como IBM, Oracle u otro especializados en BPMS como Bizagi, BonitaSoft o ProcessMaker.
2.1. Características del entorno de modelamiento
- Compatibilidad mínima con BPMN 1.2 hacia adelante
- Módulo Nativo desarrollado por el fabricante
- Posibilidades de portabilidad, exportación e importación de modelos
- Modelamiento de coreografías y orquestación de procesos
- Parametrización de modelos dentro del mismo entorno
- Tecnología del entorno de modelamiento (Cliente)
- Ergonomía del entorno de modelamiento
- Gestión de configuración de los Modelos
- Exportación de documentación de modelos (RTF, PDF, XML / BPEL)
- Modelamiento de Reglas de Negocio
- Validación de Errores de Modelamiento
- Generador de formas para los procesos
2.2. Características del motor de WorkFlow
- Grado de cobertura de elementos automatizados
- Capacidad de respuesta (desempeño) del motor de workflow
- Soporte del motor para ejecutar reglas de negocio
- Arquitectura de tablas desplegadas en los procesos.
- Capacidad del motor de ejecutar procesos en simultáneo
- Capacidad del motor para controlar versiones en ejecución
- Compatibilidad y portabilidad del código de modelos (BPEL)
- Capacidad de integración del motor SOA / ESB / BRMS
- Capacidad de balanceo de cargas del motor
2.3. Características de la bandeja de tareas
- Ejecución Web / Móviles
- Ergonomía de la bandeja de gestión de tareas
- Semáforos para ejecución
- Flexibilidad y personalización de alarmas
- Trazabilidad gráfica de procesos
- Motor de búsqueda para tareas
- Visualización de versiones de procesos en ejecución
2.4. Capacidades SOA de un BPMS
- Capacidad ejecutar y consumir Web Services
- Capacidad de ejecutar Consultas a otros Sistemas
- Agnóstico a la tecnologías de integración
- Integración para inicio de sesión (LDAP)
2.5. Características de BPA y Simulación de un BPMS
- Escenarios previos a la automatización
- Análisis de comportamiento de variables críticas
- Detección de la ruta crítica para modelos
- Capacidad gráfica para ejecución de simulaciones
- Gestión de Configuración para modelos
- Uso de escenarios de medición en combinación con el BAM
- Estadísticos disponibles para parametrizar
- Análisis de escenarios
2.6. Capacidades de medición y BAM de un BPMS
- Enfoque del entorno de medición (BI, OI, BAM)
- Tecnologías en tiempo real (CEP)
- Escalabilidad futura a Enterprise Decisión Management (EDM)
- Generación de reportes dinámicos
- Personalización de tableros de control
- Extracción de datos de múltiples fuentes
- Posibilidades de gráficos
- Análisis de Datos
- Generación de tendencias – análisis preventivos
- Gestión de indicadores (acciones, seguimiento)
2.7. Capacidades adicionales de un BPMS
- Gestión electrónica de Documentos
- Manejo de escenarios personalizables para documentación
- Capacidad de Perfilamiento
- Capacidad de importar modelos desde otras fuentes
- Mensajería (crear, enviar, recibir y leer mensajes)
3. Aplicaciones, proyectos y usos de BPMS
Algunas de las aplicaciones más importantes de los BPMS son aquellas que se centran en la sistematización de procesos de negocio que se realizan a través de papel o de forma muy incipiente con correos electrónicos. La sistematización, también puede conducir a un escenario donde exista un grado de automatización de tareas a través del uso de la capa SOA de un BPMS.
Otro uso muy importante de los BPMS es como capa de orquestación que permite a las organizaciones centralizar la comunicación entre los procesos en estos categoría de software.
En cuanto a la ejecución de proyectos en BPMS es muy importante considerar los siguientes items por parte del equipo del proyecto.
- Establecer adecuadamente los equipos del proyecto
- Establecer adecuadamente los tiempos
- Gestionar el cambio
- Realizar iteraciones comenzando con alcances pequeños y fáciles de concretar
- Obtener el entendimiento del proceso en piso
- Cuidar la duplicación de trabajo
- Tomar el tiempo suficiente para el correcto desarrollo de las integraciones
- Gestionar adecuadamente los requisitos y sus cambios
4. iBPMS
En los cuadrantes mágicos de Gartner se ha acuñado un termino denominado iBPMS donde se diferencian aquellos BPMS más avanzados del resto, haciendo la letra “i” alusión a inteligente, y aunque en la lista siguiente se muestran las características que debe tener un iBPMS la principal radica en la habilidad de manejar lo procesos al vuelo, es decir ejecuciones del proceso que ya han iniciado se puedan versionar para incorporar cambios que los especialistas de proceso requieran, lo anterior sin necesidad de volver a empezar las ejecuciones, cuestión que en la práctica en ocasiones no es posible.
Una BPMS inteligente es una categoría avanzada de las tecnologías diseñadas para BPM. Es la evolución natural del reciente mercado de BPMS, en donde se hace más énfasis en dar soporte a sistemas e inteligencia humana de los procesos de negocio más robustos. Por muchos años, en muchas ofertas (no en todas) de BPMS se han incluido capacidades como la simulación, la optimización y poder lograr una visión del rendimiento de los procesos. Los iBPMS modernos han agregado un soporte mejorado para la colaboración humana, integración con redes sociales, acceso a través de móviles a los procesos y toma de decisiones más analíticas y en tiempo real.
La siguiente es una lista de las principales características de los iBPMS.
- Motor de Orquestación de Procesos
- En vuelo y no estructurados
- Entorno de composición gráfico basado en modelos
- Apps heterogéneas y portales
- Manejo de Contenido
- ECM
- Interacciones Humanas
- Soporte multicanal
- Process Intelligence y Business Activity Monitoring (BAM)
- Analítica bajo demanda
- Procesamiento de reglas de negocio
- Reglas de negocio complejas
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